Văn phòng chia sẻ hiện đang được ưa chuộng trở thành giải pháp hàng đầu cho bài toán chi phí thuê văn phòng hiện nay của các doanh nghiệp hiện nay. Nếu không sử dụng hết thiết bị và cơ sở vật chất hiện có thì văn phòng chia sẻ chính là giải pháp tối ưu chi phí rất hợp lý trong thời buổi kinh tế hiện nay. Vậy văn phòng chia sẻ là gì? Mô hình như thế nào? Hãy cùng Trần Doãn Group tham khảo qua bài viết dưới đây nhé!

1. Văn phòng chia sẻ là gì?

     Văn phòng chia sẻ (Co-working Space) là một loại hình chia sẻ không gian làm việc chung. Các nhân viên của nhiều doanh nghiệp, tổ chức cùng hoạt động trong một khu vực, dùng chung trang thiết bị, cơ sở vật chất, tiện ích kèm theo được bố trí trong văn phòng.

     Mô hình văn phòng chia sẻ không gian là một hình thức làm việc mà các doanh nghiệp và người làm việc tự do (freelancer) có thể thuê hoặc chia sẻ không gian văn phòng cùng nhau. Thay vì phải thuê một văn phòng riêng lẻ, họ có thể sử dụng không gian chung được cung cấp bởi các dịch vụ văn phòng chia sẻ.

2. Mô hình văn phòng như thế nào?

• Các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường sẽ ưu tiên chọn loại hình văn phòng chia sẻ. Những doanh nghiệp này có thể mới thành lập hoặc muốn mở rộng thị trường ra các tỉnh, thành khác.
• Các nhóm, tổ chức hoạt động, kinh doanh tự do, chuyên viên tư vấn cũng khá ưa thích loại hình văn phòng này.
• Phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp đang có ý định thành lập công ty nhưng mong muốn địa chỉ văn phòng đẹp và nguồn vốn còn hạn chế.
• Đặc biệt phù hợp với các công ty nước ngoài muốn đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.

     Bởi vì khách hàng của văn phòng chia sẻ đều là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí siêu nhỏ nên việc đầu tư nội thất văn phòng, trang thiết bị, tiện ích và duy trì vận hành sẽ rất tốn kém, trong khi nếu không có đầy đủ thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng môi trường làm việc nhưng nếu có thì lại trở nên dư thừa và không tận dụng hết công suất do quy mô nhỏ. Do vậy việc cùng sử dụng chung giữa nhiều công ty, doanh nghiệp trong cùng một sàn văn phòng chia sẻ chính là một phương pháp tối ưu chi phí và tối đa tiện ích, dịch vụ một cách thông minh.

3. Lợi ích dịch vụ văn phòng chia sẻ

• Tiết kiệm chi phí

     Chắc chắn đây là ưu điểm lớn nhất của văn phòng chia sẻ, bởi vì mục đích ban đầu hình thành nên loại hình văn phòng này chính là tiết kiệm chi phí. Thay vì một doanh nghiệp phải chi trả tất cả các diện tích ngoài chỗ ngồi làm việc như phòng họp, lễ tân, tiếp khách, pantry thì với văn phòng chia sẻ khoản chi phí đó sẽ được chia ra cho nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng chung trong một hệ sinh thái văn phòng chia sẻ đã được xây dựng và vận hành với đầy đủ những diện tích, tiện ích và dịch vụ đó.

• Vị trí thuận lợi

     Việc thuê được một địa điểm văn phòng phù hợp với chi phí hay diện tích thì đôi khi lại không phù hợp về mặt vị trí cho doanh nghiệp. Các văn phòng chia sẻ uy tín sẽ phải được tổ chức trong các sàn văn phòng tại các tòa nhà văn phòng lớn, trên các trục đường lớn và thuận tiện giao thông.

     Doanh nghiệp thuê văn phòng chia sẻ chỉ cần trả một khoản chi phí tương đương với địa điểm trong ngõ nhưng lại có thể sở hữu một địa chỉ kinh doanh đẹp tại các tòa nhà văn phòng lớn, ghi điểm trong mắt đối tác và khách hàng, cũng như thuận tiện cho việc di chuyển, giao dịch, ký kết hơn rất nhiều.

• Trang thiết bị hiện đại

     Một nhà cung cấp văn phòng chia sẻ chuyên nghiệp sẽ đầu tư đầy đủ trang thiết bị, nội thất văn phòng và tất cả đều được chọn lọc về chất lượng, tính năng để đảm bảo công suất sử dụng đủ cho số lượng lớn người sử dụng. Đây là điều khó để có được nếu doanh nghiệp nhỏ muốn đầu tư trang thiết bị hiện đại cho công ty mình vì sẽ tốn rất nhiều chi phí. Với văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp có thể được tận hưởng những tiện ích hiện đại nhất, sử dụng trang thiết bị tốt nhất để phục vụ công việc của mình.

• Nhân sự hỗ trợ

     Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường sẽ không có đủ nhân sự vận hành như lễ tân, IT, kỹ thuật… vì để bố trí đủ nhân sự như vậy sẽ là một thách thức không nhỏ về chi phí, trong khi công việc không có quá nhiều dẫn đến lãng phí nhân lực. Một trường hợp khác là doanh nghiệp không có các vị trí nhân sự này dẫn đến nhân viên chuyên môn phải kiêm nhiệm luôn nhiệm vụ của các vị trí này nếu cần.

• Nhiều tiện ích đi kèm

Văn phòng chia sẻ được xây dựng và vận hành như một hệ sinh thái làm việc nên việc được bố trí đầy đủ các tiện ích là điều đương nhiên:

     - Khu vực tiếp khách: luôn có một khu vực tiếp khách được bố trí trang trọng để doanh nghiệp sử dụng trong các trường hợp đón tiếp khách hàng, đó cũng là một khu vực chờ lịch sự dành cho đối tác của doanh nghiệp khi doanh nghiệp không có mặt tại văn phòng. Lễ tân tại văn phòng chia sẻ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp đón một cách chu đáo nhất.

     - Phòng họp hiện đại: Văn phòng chia sẻ sẽ có hệ thống các phòng họp với diện tích, trang thiết bị khác nhau để phù hợp với từng nhu cầu họp hành khác nhau của doanh nghiệp. Các diện tích này thường sẽ chiếm khá nhiều diện tích văn phòng, tuy nhiên tần suất sử dụng lại không quá cao, vì thế việc doanh nghiệp tự bố trí các diện tích này sẽ vừa tốn kém vừa lãng phí.

• Các cơ hội hợp tác giá trị

     Việc tập trung bao nhiêu doanh nghiệp trong cùng một không gian làm việc tương đương với việc mỗi doanh nghiệp sẽ có thêm từng đó cơ hội kết nối, hợp tác với các doanh nghiệp thành viên. Lúc này việc sử dụng văn phòng chia sẻ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa khoản chi phí cơ hội trong tìm kiếm đối tác và kết nối làm việc.

     Những lợi ích về văn phòng chia sẻ là gì đã cung cấp thông tin cần thiết giúp doanh nghiệp lựa chọn thuê văn phòng phù hợp nhất. Nếu bạn là doanh nghiệp đang mong muốn tìm được cơ sở cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chia sẻ vừa chất lượng, uy tín nhưng giá cả không quá cao thì Trần Doãn Group là một cơ sở bạn nên lựa chọn bởi:

     - Độ tin cậy: Tòa nhà VP có đầy đủ giấy tờ pháp lý để hỗ trợ cho tất cả các loại hình doanh nghiệp có thể đăng ký kinh doanh, từ biên bản nghiệm thu phòng cháy chữa cháy cho đến giấy phép xây dựng, cam kết bảo vệ môi trường….

     - Chi phí hợp lý: giá thuê văn phòng chia sẻ rất hợp lý trên diện tích văn phòng đã bao gồm tất cả mọi thứ doanh nghiệp cần để hoạt động văn phòng.

     - Chuyên nghiệp: TDG sẽ cam kết mang đến đầy đủ các tiện nghi, tiện ích và chất lượng văn phòng tốt nhất:

• Luôn sẵn sàng và đáp ứng đầy đủ các tiện ích chất lượng cần thiết của văn phòng tiêu chuẩn
• Luôn thông báo nhanh chóng và kịp thời các thông tin liên quan đến khách hàng.
• Hỗ trợ tối đa khi khách hàng, doanh nghiệp cần hỗ trợ.
• Mọi thông tin luôn rõ ràng, bảo mật và đầy đủ.

     - Hỗ trợ nhanh chóng: Khi khách hàng lỡ chẳng may gặp một khó khăn nào thì sẽ hỗ trợ, giải quyết một cách kịp thời và bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối.

CÔNG TY CỔ PHẦN TRẦN DOÃN

Hotline: 038 727 8888

Trụ sở: 539 Lê Trọng Tấn, P. Sơn Kỳ, Q. Tân Phú, Tp. HCM