Bạn đang muốn mở công ty/ một cửa hàng hay nhãn hàng mới nào đó nhưng không biết sự kiện khai trương cần chuẩn bị những gì?
Lễ khai trương là gì và phải tổ chức ra sao?
Lễ khai trương là cột mốc đầu tiên trong quá trình chuẩn bị ra mắt của doanh nghiệp, là khởi đầu đầy hứa hẹn cho sự phát triển, thịnh vượng về sau. Đây là sự kiện của doanh nghiệp để giới thiệu với đối tác, khách hàng, cộng đồng về sản phẩm hoặc dịch vụ mới và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác và khách hàng.
Đừng lo, D&D Events sẽ chia sẻ hết tất cả những việc cần làm cho sự kiện khai trương công ty hoặc nhãn hàng mới mà bạn có thể tham khảo dưới đây nhé:
- Lựa chọn thời điểm tổ chức lễ khai trương
Thông thường thời điểm tổ chức lễ khai trương được chủ doanh nghiệp lựa chọn và quyết định. Tuy nhiên trước khi lựa chọn thời gian tổ chức, bạn cần lưu ý một số yếu tố để chọn ngày giờ tốt để tổ chức lễ khai trương:
Thời tiết: Chọn ngày có thời tiết tốt để tránh trục trặc về môi trường nếu bạn tổ chức sự kiện ngoài trời.
Lịch trình của khách mời: Chọn ngày giờ mà đối tượng khách mời có thể dễ dàng tham dự.
Ngày lễ: Tránh tổ chức lễ khai trương trong các ngày lễ để tránh đối tượng khách mời có kế hoạch khác.
Chất lượng âm thanh: Chọn ngày giờ tránh xung đột với các sự kiện khác trong khu vực gần địa điểm tổ chức sự kiện.
Địa điểm: Chọn ngày giờ phù hợp với giờ mở cửa của địa điểm tổ chức sự kiện.
Tất cả các yếu tố trên cần được cân nhắc kỹ lưỡng để tìm ra ngày giờ tốt nhất cho lễ khai trương.
- Địa điểm tổ chức lễ khai trương
Chọn địa điểm tổ chức lễ khai trương là yếu tố quan trọng trong việc tổ chức một sự kiện thành công. Địa điểm phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về không gian, tiện ích, an toàn, và phù hợp với số lượng khách mời dự kiến.
Nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện nội bộ, bạn có thể chọn sử dụng một phòng họp hoặc một khu vực trong công ty, thời điểm nên diễn ra vào buổi tối để khách mời và doanh nghiệp có thời gian dùng bữa nhẹ, chuyện trò cùng nhau. Nếu là một sự kiện lớn hơn, bạn có thể chọn sử dụng một khách sạn, một trung tâm hội nghị hoặc một khu vực rộng trên một sân vận động. Tất cả phải phù hợp với mục đích và yêu cầu của sự kiện.
Còn nếu như diễn ra ở những địa điểm công cộng với mục đích quảng bá cho công chúng thì nên tổ chức vào ban ngày để tạo được hiệu ứng lan tỏa.
Chuẩn bị trước ngày tổ chức, để có một lễ khai trương hoàn hảo, doanh nghiệp cần lên một kịch bản khai trương đầy đủ gồm:
- Lên danh sách số lượng khách mời.
- Khảo sát địa điểm.
- Thiết kế và in, vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mời, banner, bandroll, backdrop sân khấu, lễ tân…
- In ấn và phát thiệp mời
- Xin giấy phép treo banner quảng cáo, giấy phép thuê địa điểm tổ chức ở Sở văn hóa và du lịch.
- Trang trí sự kiện khai trương công ty/nhãn hàng mới
Nhìn chung, đây là khâu khá quan trọng khi chuẩn bị khai trương công ty. Theo đó, để công ty thực sự nổi bật trong ngày khai trương. Người ta thường sử dụng các băng rôn lớn, lẵng hoa trang trí đẹp mắt trước công ty, cùng với bóng bay, âm nhạc. Tuy nhiên, còn tùy thuộc vào quy mô buổi lễ khai trương. Các chủ doanh nghiệp có thể chuẩn bị một sân khấu lớn hoặc nhỏ tùy vào yêu cầu phù hợp. Cùng với các bản nhạc sôi động để giao lưu khách hàng. Và mang lại không khí náo nhiệt, tưng bừng cho buổi lễ.
Các hạng mục cần chuẩn bị có thể như sau:
Bên ngoài khu vực lễ: treo banner, bandroll, cờ phướn, cờ lưu xung quanh khu vực lễ.
Khu vực cổng chào và lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barrier, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực lễ.
Khu vực lễ: Lắp đặt bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
Khu vực khai trương, khánh thành: Treo băng khánh thành, cột barie…
Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế…
- Lên kế hoạch truyền thông hoàn hảo cho ngày khai trương
Sẽ chẳng có khách hàng nào biết mà đến bữa tiệc nếu bạn không có kế hoạch khai trương cửa hàng chi tiết. Trong giai đoạn này, kênh truyền thông phải thực sự hiệu quả để tiếp cận được càng nhiều khách hàng tiềm năng biết đến càng tốt.
Bên cạnh các cách thức truyền thống như phát tờ rơi, booklet, brochure. Hoặc đặt poster, bảng hiệu quảng cáo nổi bật. Hiện nay, bạn hoàn toàn có thể tận dụng các hiệu quả tuyệt vời từ mạng xã hội. Có thể nói, đây là một phương pháp được nhiều chủ cửa hàng, nhất là cửa hàng quần áo, mỹ phẩm đã và đang áp dụng rất nhiều trên Facebook, Instagram. Cụ thể là việc thiết lập các chiến dịch, tạo event trên facebook, chia sẻ tương tác để tiếp cận được đông đảo người dùng các mạng xã hội này.
Về cách thức truyền thông cho sự kiện khai trương cửa hàng. Có nhiều phương án cho bạn lựa chọn như: mời các nhân vật nổi tiếng, ca sĩ, diễn viên, người mẫu tới tham dự sự kiện. Hay quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như đăng báo, phát tờ rơi. Giới thiệu, chia sẻ qua bạn bè, gia đình, cơ quan… Để thu hút khách hàng đến với sự kiện.
- Lên danh sách khách mời tham gia khai trương
Nhìn chung, đối với hầu hết các sự kiện lớn hiện nay. Thì việc lên danh sách khách mời luôn phải được tiến hành từ sớm. Bởi vì việc khai trương cửa hàng không chỉ là cơ hội để tiếp cận đến khách hàng. Mà đây còn là thời cơ để ta bước đầu mở rộng quan hệ và hợp tác với các đối tác tiềm năng trong tương lai.
Đối tượng khách mời tham dự là những người hoặc tổ chức mà chúng ta muốn mời tham gia vào sự kiện. Các đối tượng này có thể là khách hàng, đối tác, nhân viên, hoặc các nhà quản lý của doanh nghiệp. Quyết định về đối tượng khách mời sẽ phụ thuộc vào mục đích của sự kiện và các mục tiêu mà chúng ta muốn đạt được.
Ngoài ra, hãy chủ động liên hệ với các ký giả, cơ quan báo chí để họ có thể tham gia sự kiện và góp ý cho chương trình. Và quan trọng hơn cả là điều này cũng sẽ tạo hiệu ứng lan truyền rất hiệu quả. Mà ta chẳng cần bỏ ra một khoản chi phí nào.
- Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề tổ chức sự kiện khai trương
Một trong những việc làm đầu tiên cần phải thực hiện trong quy trình tổ chức khai trương mà bạn cần phải “khắc cốt ghi tâm” đó là lên ý tưởng, xây dựng chủ đề, xác định đối tượng. Đây là 3 yếu tố có mối liên quan chặt chẽ với nhau. Bạn cần phải phác thảo được ý tưởng, nội dung chương trình sao cho buổi khai trương được diễn ra thành công nhất. Để làm được điều này bạn hãy dựa vào những thông tin mà cấp trên, khách hàng cung cấp, chẳng hạn như: mục đích của buổi lễ, đối tượng tham dự, số lượng khách mời…
Lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương: Xây dựng một bản kế hoạch cụ thể, chi tiết là việc làm quan trọng không thể bỏ qua. Dựa vào chi phí đầu tư bạn có thể xác định được các hạng mục, kế hoạch chi tiêu sao cho chính xác và phù hợp. Có trong tay bản kế hoạch chi tiết chính là tiền đề giúp cho công việc được thuận lợi, đơn giản và nhanh chóng.
Lên nội dung cho buổi lễ khai trương: Bất kỳ một công ty, doanh nghiệp nào khi tổ chức sự kiện đều chau chuốt về hình ảnh, bởi họ luôn muốn xây dựng được hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng. Thông qua buổi lễ khai trương họ có thể thực hiện được điều này. Chính vì vậy, để tạo được sự chú ý của khách tham dự, bạn cần phải có một nội dung ấn tượng, đặc sắc.
Đó có thể là kịch bản MC để diễn ra chương trình được suôn sẻ nhất: từ nội dung chào đón khách mời, tiết mục văn nghệ, múa lân, tới nội dung khai mạc, cắt băng rôn khai trương, và cuối buổi kết thúc có thể trao tặng hàng hóa mới hoặc chụp hình tặng quà đến khách mời tham dự… Hoặc chẳng hạn như tổ chức các trò chơi liên quan đến công ty, doanh nghiệp, ai trả lời đúng sẽ có phần thưởng hoặc đan xen phần trình diễn thời trang, tiết mục văn nghệ trong chương trình.
Ngoài ra, công việc quan trọng hơn đó là chủ doanh nghiệp tự mình lễ cúng khai trương, dâng nước, thắp hương cầu khấn thành tâm để thần linh phù hộ cho việc kinh doanh luôn thuận buồm xuôi gió. Tuy nhiên cũng đừng quên chuẩn bị nhân lực và cơ sở vật chất cửa hàng để phục vụ khách hàng thật tốt trong ngày đầu tiên mở hàng nhé.
Công ty tổ chức sự kiện D&D Events
Không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng có nhiều kinh nghiệm tổ chức Lễ khai trương. Do đó quý công ty nên chọn một công ty tổ chức sự kiện nhiều kinh nghiệm để giúp mình tổ chức một buổi lễ chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho các công ty, D&D Events chắc chắn sẽ mang lại cho quý công ty một sự kiện hoành tráng và trọn vẹn nhất. Truyền tải thông điệp, thương hiệu của công ty đến nhiều khách hàng với giá thành cạnh tranh nhất.
D&D EVENTS – Chúng tôi tự tin mang tới cho bạn những trải nghiệm dịch vụ sự kiện tốt nhất. Nếu bạn đang cần một đơn vị hỗ trợ cho sự kiện công ty của mình thật đặc biệt ấn tượng thì hãy liên hệ đến ngay số Hotline 0903 000 727. Bộ phận tư vấn luôn trực tổng đài 24/7 phục vụ quý khách chu đáo nhất.
